Tekstin työstäminen on yleensä ennen kaikkea sisällön ja kieliasun pohtimista. Välillä päänvaivaa aiheuttavat kuitenkin myös tekstin muotoiluun ja asetteluun liittyvät asiat. Siksi haluan tällä kertaa antaa muutamia Wordin käyttöön liittyviä vinkkejä, joiden ansiosta saattaa olla hieman helpompaa saada tekstistä nätimmän näköistä.
Pari perusasiaa
Kannattaa ehdottomasti opetella käyttämään Wordin tyylejä (lisätietoa niistä saat aiemmasta blogikirjoituksestani). Tyylien käyttö helpottaa tekstin ulkoasun muokkaamista ja myös sisällysluettelon luomista ja muokkaamista. Totuttele siis esimerkiksi siihen, että kun lisäät tekstiin uuden otsikon, merkitset sen haluamasi tasoiseksi otsikoksi Tyylit-työkalussa.
Hyvä pääsääntö on se, että tekstin asetteluun ei kannata käyttää välilyöntejä ja ylimääräisiä rivinvaihtoja. Niillä tehdyt asettelut saattavat näyttää hyvältä hetken aikaa, mutta jos tekstiin tulee pieniäkin muutoksia, ne eivät enää toimikaan halutulla tavalla. Esimerkiksi jos haluaa aloittaa seuraavan osion uudelta sivulta, ei kannata painaa enteriä niin monta kertaa, että pääsee seuraavalle sivulle. Sen sijaan ratkaisu on pakotettu sivunvaihto, jonka saa aikaan näppäinyhdistelmällä Ctrl + Enter.
Apua, tekstiini ilmestyi outoja merkkejä!
Ilmestyikö sanojen väliin pieniä pisteitä ja rivien loppuun väärin päin olevia P-kirjaimia? Ei hätää, tekstisi ei ole pysyvästi pilalla! Jos haluat päästä oudoista merkeistä eroon, riittää, kun joko etsit Aloitus-välilehdeltä väärin päin olevan P-kirjaimen ja klikkaat sitä tai käytät näppäinyhdistelmää Ctrl + Shift + 8.
Että mitäkö nämä oudot merkit ovat? Rakkaalla lapsella on monta nimeä: piilomerkit, muotoilumerkit tai tulostumattomat välimerkit. Piilomerkkien tarkoitus on antaa lisätietoa tekstin asettelusta. Normaalisti välilyönnin tai enterin painaminen tuottaa vain tyhjää, mutta piilomerkit tekevät nämä toiminnot näkyviksi. Kuten seuraavaksi tulemme huomaamaan, joissain tilanteissa tästä voi olla hyötyä.
Apua, tekstini on vinksallaan!
Teksti voi näyttää epätasaiselta monestakin eri syystä. Jos kaikki ei näytä olevan kunnossa, kannattaa tarkistaa, onko fontti tai fonttikoko päässyt epähuomiossa vaihtumaan jossain kohdassa.
Yksi aika yleinen syy epätasaisuuteen ovat sanaväleihin liittyvät ongelmat. Asiaa on helppo tutkia piilomerkkien avulla.
Ylimääräiset välilyönnit
Hyvin usein epätasaiset sanavälit johtuvat siitä, että tekstiin on pujahtanut ylimääräisiä välilyöntejä. Ne huomaa siitä, että välilyöntiä merkitseviä pikku pisteitä onkin kaksi peräkkäin.
Yksi tapa poistaa ylimääräiset välilyönnit on etsi ja korvaa -toiminto (Ctrl + H). Etsittävä-kenttään kirjoitetaan kaksi välilyöntiä ja Korvaava-kenttään yksi välilyönti. Sitten painetaan Korvaa kaikki. Jos ylimääräisiä välilyöntejä on joissain kohdissa useampia kuin yksi, tämä saattaa olla tarpeen toistaa useampia kertoja.
Yllä oleva menetelmä saattaa kuitenkin aiheuttaa ongelmia, jos olet suosituksista huolimatta käyttänyt välilyöntejä myös tekstin asettelemiseen. Siinä tapauksessa on parempi etsiä etsi-toiminnolla (Ctrl + F) ne kohdat, joissa on vähintään kaksi välilyöntiä peräkkäin. Sitten voit käydä läpi kaikki tällaiset kohdat ja poistaa ne välilyönnit, jotka todella ovat ylimääräisiä.
Sitovat välilyönnit
Sitova välilyönti tarkoittaa välilyöntiä, jonka kohdalta Wordilla ei ole lupa katkaista riviä. Piilomerkeissä tavallinen välilyönti näyttää pieneltä pisteeltä ja sitova välilyönti puolestaan astemerkiltä.
Joissain tilanteissa sitova välilyönti on aivan paikallaan. Esimerkiksi numeroiden ei ole suotavaa katketa keskeltä kahtia, vaikka suomessa käytetäänkin välilyöntiä tuhaterottimena. Sitovan välilyönnin saa luotua esimerkiksi valitsemalla välilehden Lisää ja menemällä kohtaan Merkki > Enemmän merkkejä > Erikoismerkit.
Tekstiin saattaa kuitenkin joskus pujahtaa sitovia välilyöntejä kirjoittajan tietämättä, esimerkiksi silloin, kun Wordiin liitetään jostain muualta kopioitua tekstiä. Sitovat välilyönnit saattavat vaikuttaa tekstin rivitykseen. Joskus saattaa käydä niin, että yhdellä rivillä on vain pari kolme sanaa ja niiden välissä valtavasti tyhjää ja toisaalta seuraavalla rivillä tekstiä on hyvinkin tiheään. Tämä voi luonnollisesti näyttää häiritsevältä.
Helppo tapa hankkiutua eroon sitovista välilyönneistä on etsi ja korvaa -toiminto (Ctrl + H). Sekä Etsittävä- että Korvattava-kenttään kirjoitetaan yksi välilyönti. Sitten painetaan Korvaa kaikki. Se saa kaikki sitovat välilyönnit muuttumaan ihan tavallisiksi välilyönneiksi.
Hyvä tapa välttää kaaosta: opettele liittämään ilman muotoilua
Kuten edellä totesin, muualta kopioidun tekstin liittäminen Wordiin saattaa joskus sotkea asioita. Siksi on hyvä ottaa rutiiniksi tekstin liittäminen ilman muotoilua. Joissain Wordin versioissa tämä onnistuu näppäinyhdistelmällä Ctrl + Shift + V. Toinen vaihtoehto on klikata hiiren oikealla näppäimellä sitä kohtaa, johon haluaa kopioidun tekstin liittää. Valikon kohdasta Liittämisasetukset valitaan viimeinen vaihtoehto, Säilytä vain teksti. Tällä tavalla liitetty teksti näyttää samalta kuin muukin asiakirjan teksti sen sijaan, että se olisi muotoiltu samalla tavalla kuin siellä, mistä se kopioitiin.
Haluaisitko ammattiapua?
Pilkuttajan kielenhuoltopalvelu pureutuu ennen kaikkea tekstin kielelliseen hiomiseen, mutta tarvittaessa autan myös tekstin muotoilemisessa ja asettelemisessa. Jos haluaisit ammattiapua tärkeän tekstisi viimeistelyyn, ota yhteyttä, niin katsotaan, kuinka voisin sinua auttaa!
