Saavutettavuus tarkoittaa esteettömyyttä digitaalisessa maailmassa. Näkövammaiset ja lukemisesteiset käyttävät lukemiseen erilaisia apuvälineitä, muun muassa ruudunlukuohjelmia. Kun tiedosto on saavutettava, ruudunlukuohjelma toistaa tekstin oikein.
Saavutettavuus on tärkeää, ja nykyään se on joissain jopa tapauksissa lakisääteistä. Saavutettavuuslaki velvoittaa esimerkiksi yliopistoja huolehtimaan siitä, että niiden julkisilla sivuilla jaettavat aineistot ovat saavutettavia. Tämä koskee myös graduja ja väitöskirjoja, jotka ovat luettavissa yliopiston sivuilla.
Tässä artikkelissa kerron, miten luot saavutettavan pdf-tiedoston Wordilla.
Määritä tekstin kieli oikein
Pääset määrittämään kielen Tarkista-välilehdellä valitsemalla Kieli > Määritä tekstintarkistuskieli.
Tekstin kielen määrittämisestä on muutakin hyötyä kuin saavutettavuus. Kun kieli on määritetty oikein, oikoluku toimii niin kuin sen pitää ja esimerkiksi välimerkkien kanssa ei tule outoja ongelmia.
Jos kirjoitat suomeksi mutta tekstissä on esimerkiksi englanninkielisiä lainauksia, määritä lainausten kieli erikseen. Tällöin ruudunlukuohjelmat lukevat tekstin oikein kaikissa kohdissa.
Hyödynnä Wordin tyylejä
Jos olet kirjoittamassa gradua tai opinnäytetyötä, olet todennäköisesti saanut käyttöösi valmiin mallipohjan. Kannattaa ehdottomasti hyödyntää sitä.
Vaikka sinulla ei olisikaan käytössä valmista mallipohjaa, opettele käyttämään Tyylit-työkalua. (Lue lisää: Ota Wordin tyylit haltuun.) Kun käytät Wordin tyylejä, sinun ei tarvitse muotoilla asiakirjaa ylimääräisillä välilyönneillä tai ylimääräisillä rivinvaihdoilla tai muokkaamalla fonttia tai fonttikokoa suoraan tekstiin, vaan riittää, kun valitset aina oikean tyylin. Jos et pidä valmiista tyyleistä, voit muokata niitä tai luoda kokonaan uusia.
Erityisesti otsikoissa on tärkeää käyttää tyylejä. Otsikkotyylien käyttämisessä on sekin hyvä puoli, että niiden ansiosta saat luotua sisällysluettelon automaattisesti. Pidä huolta siitä, että käytät aina oikeaa otsikkotasoa.
Älä muotoile tekstiä välilyönneillä ja rivinvaihdoilla
Ylimääräiset rivinvaihdot ja välinlyönnit aiheuttavat ruudunlukuohjelmassa hämminkiä, ja lisäksi niillä muotoiltu teksti menee helposti sekaisin, kun siihen tehdään muutoksia.
Kappaleväli kannattaa tehdä muokkaamalla kappaletyylin asetuksia niin, että kappaleen jälkeen tulee automaattisesti isompi väli.
Jos haluat jonkin luvun tai jonkin muun osuuden alkavan uudelta sivulta, tee sivunvaihto näppäinyhdistelmällä Ctrl + Enter. Ruudunlukuohjelma ei hämmenny suuresta määrästä rivinvaihtoja, ja uusi luku alkaa aina täsmälleen sivun yläreunasta, vaikka edellisen luvun pituus muuttuisi.
Jos haluat kappaleen alkuun sisennyksen, tee se muokkaamalla kappaletyylin asetuksia, älä ylimääräisillä välilyönneillä. Sisennys kappaleen alkuun tehdään valitsemalla Sisennys-osion Mukautettu-kohdasta Ensimmäinen rivi. Jos sinulla on käytössäsi mallipohja, kannattaa tarkistaa, onko mallipohjassa jo valmiiksi sellainen tyyli, jossa kappaleen alussa on sisennys.
Jos haluat sisentää esimerkiksi aineistolainauksen kokonaan, sekin on parasta tehdä muokkaamalla kappaletyylin asetuksia. Kirjoita Sisennys-osion Vasemmalle-kohtaan, kuinka ison sisennyksen haluat. Jos käytät mallipohjaa, siinä saattaa olla jo valmiina aineistolainauksia varten tarkoitettu tyyli.
Jos haluat jonkin tekstin keskelle sivua, keskitä teksti näppäinyhdistelmällä Ctrl + E tai valitse keskitys kappaleen asetuksista Aloitus-välilehdeltä.
Jos haluat jonkin tekstin ihan sivun oikeaan reunaan, tasaa teksti oikealle näppäinyhdistelmällä Ctrl + R tai valitse tasaus oikealle kappaleen asetuksista Aloitus-välilehdeltä.
Käytä riittävän suurta fonttia
Saavutettavuuden kannalta on tärkeää, että fontti on tarpeeksi suuri (yleensä vähintään 11–12 pt) ja että teksti erottuu taustasta selvästi. Rivivälin pitäisi olla suurempi kuin 1, ja myös kappaleiden välillä olisi hyvä olla selvä väli.
Yleensä asioita on parempi korostaa lihavoimalla kuin kursivoimalla. Erityisesti pitkien osuuksien kursivoimista kannattaa välttää, koska kursivoitua tekstiä on vaikea lukea. Alleviivausta ei kannata käyttää asioiden korostamiseen, koska alleviivaukset tulkitaan helposti linkeiksi. Myöskään värejä ei ole hyvä käyttää korostamiseen.
Luetteloissa kannattaa käyttää Wordin luettelotyylejä. Numeroiduissa luetteloissa on parempi käyttää arabialaisia numeroita (1, 2, 3) kuin roomalaisia numeroita (I, II, III), koska ruudunlukuohjelma saattaa lukea roomalaiset numerot kirjaimina.
Kuvat ja kuviot
Kuvissa ja kuvioissa tulisi olla riittävä kontrasti. Älä välitä tietoa pelkästään väreillä, vaan käytä lisäksi esimerkiksi tekstiselitteitä, erilaisia muotoja tai erilaisia viivatyylejä.
Jos kuviossa on tekstiä, varmista, että teksti on riittävän suurta ja että se erottuu taustasta riittävän selvästi.
Kun olet lisännyt kuvan, napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä vaihtoehtoinen teksti. Jos kuva on pelkästään koristeellinen, valitse Merkitse koristeelliseksi. Muussa tapauksessa kannattaa kirjoittaa vaihtoehtoinen teksti, jotta myös ruudunlukuohjelmaa käyttävät lukijat saavat tietää, mitä kuvassa on. Vaihtoehtoinen teksti tulee mukaan myös Word-tiedostosta tehtyyn pdf-tiedostoon, kunhan pdf tehdään oikein (siitä lisää tämän artikkelin lopussa).
Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla liian pitkä, mutta sen pitäisi kuitenkin sisältää kaikki se tärkeä tieto, joka ei välity kuvatekstistä ja tiedoston varsinaisesta tekstistä. Tekstin pitäisi kuvailla kuvan sisältöä, ei kuvan tarkoitusta. Vaihtoehtoisen tekstin loppuun on hyvä laittaa piste – sen ansiosta ruudunlukija pitää siinä kohdassa tauon.
Älä tee kaavakuvia Wordin työkalulla, koska silloin ruudunlukija lukee niissä olevan tekstin vasemmalta oikealle ja ylhäältä alas. On parempi tehdä kuvat jollain muulla ohjelmalla, liittää ne Wordiin kuvatiedostona ja lisätä niihin vaihtoehtoinen teksti. Älä käytä kelluvia kuvia, koska ruudunlukuohjelmat eivät huomaa niitä, vaan upota kuvat tekstiin.
Taulukot
Älä liitä taulukkoja tiedostoon kuvina, vaan tee taulukot Wordin tai Excelin taulukkotyökalulla.
Jos taulukko jakautuu useammalle sivulle, saat otsikkorivin toistumaan seuraavasti: Siirrä kursori ylimmälle riville. Kun teet näin, näet taulukkotyökalut ikkunan yläreunassa. Varmista, että Otsikkorivi on valittuna Taulukon rakenne -välilehdellä. Valitse sitten Taulukon asettelu -välilehdeltä Toista otsikkorivit.
Voit estää yksittäisten rivien jakautumisen kahdelle sivulle seuraavasti: Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella. Valitse Taulukon ominaisuudet. Mene välilehdelle Rivi ja ota pois valinta kohdasta Salli rivijako seuraavalle sivulle.
Jäsentele teksti selkeästi ja kirjoita hyvää kirjakieltä
Lukijan on helpompi hahmottaa teksti, kun olet jäsennellyt sen selkeästi ja loogisesti. Kuvaavat otsikot auttavat lukijaa ymmärtämään, missä mennään.
Kirjoita hyvää kirjakieltä, mutta älä sorru kapulakielisyyksiin: varo pitkiä virkkeitä, suosi aktiivia passiivin sijasta, suosi sivulauseita lauseenvastikkeiden sijasta. Käytä mahdollisimman ymmärrettävää sanastoa ja selitä vaikeat sanat. Jos käytät lyhenteitä, kirjoita ne auki.
Lisätietoa saat muun muassa seuraavista artikkeleista:
- Suoritamme substantiivitaudin parantamisen
- Kohtuus kaikessa – myös passiivin käytössä
- Yksinkertainen on kaunista
- Älä pihtaile pisteissä
- Konkretiaa, kiitos – osa 1
- Konkretiaa, kiitos – osa 2
Viimeinen silaus
Määrittele tiedoston otsikko Tiedosto-välilehden kohdassa Tiedot > Ominaisuudet.
Tarkista helppokäyttöisyys: mene Tarkista-välilehdelle ja valitse Tarkista helppokäyttöisyys. Jos tarkistuksessa löytyy ongelmia, korjaa ongelmat.
Nimeä tiedosto kuvaavasti. Muista, että jos pdf-tiedosto tulee jakoon jonnekin, lukijat näkevät tiedoston nimen – eikä minnangradu_final_final3.pdf näytä kovin hyvältä. Gradujen ja opinnäytetöiden nimeksi suositellaan usein tekijän nimeä.
Lopuksi on aika tehdä pdf-tiedosto! Tee se Vie- tai Tallenna nimellä -toiminnolla. Älä käytä Tulosta pdf-toimintoa, koska se tallentaa tekstin kuvana eivätkä ruudunlukuohjelmat pysty siksi lukemaan tiedostoa. Kun olet tekemässä pdf-tiedostoa, valitse asetuksista seuraavat kohdat: Luo kirjanmerkit käyttämällä otsikoita; Asiakirjan ominaisuudet; Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten.
Haluatko apua?
Alkoiko tuntua turhan työläältä? Tarjoan oikoluku- ja kielenhuoltoasiakkailleni lisäpalveluna apua saavutettavan tiedoston luomiseen. Lue lisää ja ota yhteyttä!
