Viisi vinkkiä Wordin käyttöön

  • tehnyt
Työkalulaatikko.

Microsoft Word on erinomainen työkalu, jos sen käytön hallitsee hyvin. Nyt luvassa on viisi vinkkiä, joiden avulla omaa työskentelyä voi tehostaa. Ainakin osa vinkeistä toimii myös muissa tekstinkäsittelyohjelmissa.

Huomaatko, että sinulla on tapana käyttää jotain tiettyä sanaa vähän turhan usein? Yksi minulle ongelmallinen sana on esimerkiksi – jos en ole varovainen, tulen käyttäneeksi sitä melkein joka kappaleessa, ja se alkaa tietysti aika pian ärsyttää lukijaa. Myös monien asiakkaiden teksteissä olen törmännyt siihen, että jokin sana toistuu tiuhaan, joskus jopa useita kertoja samassa virkkeessä. Yksi keino karsia toistoa on etsi-toiminnon käyttö.

Etsi-toimintoon pääset pikavalinnalla Ctrl + F tai Aloitus-välilehden kautta. Kun kirjoitat hakukenttään haluamasi sanan tai osan siitä, saat tietää, montako kertaa kyseinen sana esiintyy tekstissä, ja pääset myös tarkastelemaan kaikkia esiintymiä. Word vieläpä yliviivaa esiintymät keltaisella, jolloin ne erottuvat helposti. Näin on helppo havaita ne kohdat, joissa ongelmallinen sana esiintyy turhan usein, ja tehdä tarvittavat muutokset.

Onko tekstiisi pujahtanut runsas määrä tuplavälilyöntejä? Tai tajusitko vasta sivun 50 kohdalla, että olet koko ajan kirjoittanut sanan kognitiivinen väärin? Korvaa-toiminto pelastaa päivän!

Korvaa-toimintoon pääset näppäinyhdistelmällä Ctrl + H tai Aloitus-välilehden kautta. Tällä toiminnolla voit esimerkiksi etsiä tekstistä kaikki kohdat, joissa on kaksi välilyöntiä peräkkäin, ja korvata ne yhdellä ainoalla välilyönnillä. Voit joko antaa Wordin hoitaa homman automaattisesti tai käydä muokattavat kohdat läpi yksi kerrallaan. Jälkimmäinen tapa on turvallisempi, ja sen avulla voi välttyä ikäviltä yllätyksiltä.

Tarvitsetko usein hattu-ässää tai vaikkapa kreikkalaisia kirjaimia? Onko niiden tuottamiseen tarvittavia näppäinyhdistelmiä vaikea muistaa? Ei hätää – Wordissa voi määritellä myös omia näppäinyhdistelmiä!

Mene Lisää-välilehdellä kohtaan Merkki ja valitse Enemmän merkkejä. Klikkaa haluamaasi merkkiä ja paina sitten Pikanäppäin-painiketta. Sen jälkeen voit määritellä vapaasti, millä näppäinyhdistelmällä jatkossa kirjoitat tuon merkin.

Onko vaikea muistaa, että sanan enää loppuun ei tule n-kirjainta? Tuletko usein kirjoittaneeksi sanat ikään kuin yhteen tai sanan nimenomaan erikseen? Wordin voi laittaa korjaamaan usein toistuvia kirjoitusvirheitä automaattisesti.

Pääset tarkastelemaan automaattisen korjauksen asetuksia kohdasta Tiedosto > Asetukset > Tarkistustyökalut > Automaattisen korjauksen asetukset. Lisää sinne ne sanat, jotka tuottavat sinulle ongelmia toistuvasti, niin sinun ei vastedes tarvitse enää huolehtia niistä.

Pujahtaako tekstiisi usein kijroitusvihreitä? Wordin oikolukutoiminto ei ole erehtymätön, mutta se auttaa siivoamaan pois ainakin osan virheistä. Sitä kannattaa siis opetella hyödyntämään. Olen kertonut Wordin oikolukutoiminnosta hieman tarkemmin artikkelissa Wordin oikoluku – uhka vai mahdollisuus?

Avainsanat:

Kommentoi