Ota Wordin tyylit haltuun

Yleensä tässä blogissa viilataan pilkkua. Tänään viilauksen kohteena on kuitenkin tekstin ulkoasu. Kerron, mitä Microsoft Wordin tyylit oikein ovat, miksi niihin kannattaa perehtyä ja miten niitä käytetään.

Miksi perehtyä Wordin tyyleihin?

Wordin tyylit tekevät yhtenäisen ulkoasun luomisesta helppoa. Jos esimerkiksi haluat, että kaikissa tekstisi väliotsikoissa käytetään Comic Sansia, ne ovat vihreitä ja niiden fonttikoko on 24, sinun ei tarvitse muotoilla jokaista otsikkoa erikseen vaan ohjelma osaa tehdä sen lähestulkoon automaattisesti.

Ja jos kesken kaiken toteatkin, että fonttikoko 16 sopii väliotsikkoon sittenkin paremmin kuin 24, että vihreä väri on jonkinasteinen ylilyönti ja että Arial on tyylikkäämpi vaihtoehto kuin Comic Sans, sinun ei tarvitse muuttaa erikseen jokaista väliotsikkoa vaan tyylin muokkaaminen riittää.

Gradujen ja väitöskirjojen muotoilusta annetaan yleensä tarkat ohjeet. Jotkut tiedekunnat tarjoavat opiskelijoille valmiin gradupohjan, joihin tyylit on valmiiksi määritelty. Jos graduntekijä osaa hyödyntää Wordin tyylejä, hän pääsee todella helpolla.

Tyylit eivät vaikuta ainoastaan tekstin ulkoasuun. Automaattisen sisällysluettelon luominen on nimittäin mahdollista vain siinä tapauksessa, että asiakirjassa on käytetty tyylejä.

Mitä ovat tyylit?

Lyhyesti sanottuna Wordin tyylit ovat työkalu, jonka avulla määritellään, miltä tekstin eri osat näyttävät.

Wordiin on määritelty valmiiksi muun muassa seuraavanlaisia tyylejä:

• Otsikko: tätä tyyliä käytetään tekstin pääotsikossa.
• Alaotsikko: tätä tyyliä käytetään tekstin alaotsikossa.
• Otsikko 1: tätä tyyliä käytetään lukujen otsikoissa.
• Otsikko 2: tätä tyyliä käytetään alalukujen otsikoissa.
• Normaali: tätä tyyliä käytetään leipätekstissä eli siinä varsinaisessa tekstissä.

Myös muunlaiset tyylit voivat olla tarpeen. Esimerkiksi yliopiston gradupohjassa saattaa olla määriteltynä oma tyylinsä vaikkapa taulukon tekstille, taulukon otsikolle tai lähdeluettelolle.

Jokaiselle tyylille on määritelty muun muassa seuraavat piirteet:

• fontti
• fonttikoko
• mahdollinen lihavointi tai kursivointi
• tekstin väri
• tekstin tasaus
• riviväli
• kappaleväli
• mahdollinen sisennys kappaleen alkuun.

Tähän väliin pieni mutta tärkeä vinkki: Enteriä tai välilyöntiä ei koskaan pitäisi painaa kahta tai useampaa kertaa peräkkäin, sillä se saattaa sotkea asiakirjan muotoilun pahasti. Jos haluat enemmän tilaa kappaleiden väliin tai otsikon jälkeen, muokkaa tyyliä kohdassa Kappale > Välistys. Ja jos haluat kappaleen alkuun sisennyksen, muokkaa tyyliä kohdassa Kappale > Sisennys. Se, miten tyylejä muokataan, selviää hieman alempaa kohdasta Miten muokkaan valmiita tyylejä?

Miten käytän valmiita tyylejä?

Jos olet tyytyväinen Wordin valmiisiin tyyleihin tai hyödynnät esimerkiksi yliopiston gradupohjaa, tyylien käyttäminen on todella helppoa.

Alla oleva kuvankaappaus näyttää, miltä Aloitus-välilehdeltä löytyvä Tyylit-työkalu näyttää. Se on laatikko, jossa on listattu paljon eri tyylejä. Ylemmältä riviltä näkyy, miltä kullakin tyylillä kirjoitettu teksti näyttää. Alemmalla rivillä on tyylin nimi.

Punaisella ympyröity kohdistin on ensimmäisen tekstikappaleen kohdalla. Yläreunan Tyylit-näkymässä yksi tyyli, nimittäin Normaali, on kehystetty. Kyseisen kappaleen tyyliksi on siis määritelty Normaali. Jos olet kirjoittamassa normaalia tekstiä, kaikki on kunnossa.

Jos olet kirjoittamassa jotain muuta kuin normaalia tekstiä, esimerkiksi luvun otsikkoa, valitse Tyylit-näkymästä haluamasi tyyli klikkaamalla sitä, vaikkapa Otsikko 1. Teksti muuttuu heti eri näköiseksi. Ei sen vaikeampaa!

Helpoimmalla pääsee, jos heti tekstiä kirjoittaessa valitsee kullekin kappaleelle oikean tyylin. Jos olet laiminlyönyt tämän vaiheen ja työn alla on siksi asiakirja, jonka muotoilut ovat kovasti sekaisin, kannattaa ensin valita koko teksti painamalla Ctrl + A ja määritellä koko tekstin tyyliksi Normaali. Sen jälkeen voit käydä tekstin läpi ja määritellä kullekin kappaleelle oikean tyylin.

Miten muokkaan valmiita tyylejä?

Saatat olla tyytymätön vaikkapa Otsikko 1 -tyylin väriin ja fonttikokoon. Tyylin muokkaaminen ei onneksi ole vaikeaa.

Kuten ylempänä näkyvästä kuvasta käy ilmi, Aloitus-välilehdellä on osio nimeltä Tyylit. Klikkaa haluamaasi tyyliä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa. Näkyviin tulee ruutu, jossa pääset muokkaamaan kaikkia tyylin ominaisuuksia. Lopuksi voit valita, käytetäänkö tekemiäsi muutoksia vain tässä asiakirjassa vai kaikissa uusissa asiakirjoissa, joita vastedes luot.

Kun olet muokannut jotain tyyliä, muutokset näkyvät heti koko asiakirjassa kaikissa niissä kohdissa, joissa olet sitä tyyliä käyttänyt. Jos esimerkiksi olet muuttanut Otsikko 1 -tyyliä niin, että tekstin väri onkin punainen ja fonttikoko 20, kaikkien otsikkojen väri ja fonttikoko muuttuvat välittömästi.

Yhteenveto

Wordin tyylit ovat erinomainen keino saada asiakirjalle yhtenäinen ulkoasu suhteellisen vähällä vaivalla. Jos olet tyytyväinen valmiiksi määriteltyihin tyyleihin, riittää, että kirjoittaessasi valitset kullekin tekstikappaleelle oikean tyylin. Jos valmiiksi määritelty ulkoasu ei miellytä, tyylin muokkaaminen ei ole vaikeaa. Kun olet muokannut tyyliä, muutokset näkyvät heti koko asiakirjassa.

Lue ihmeessä myös artikkelini siitä, miten Wordin oikoluku toimii!